Succesvol digitaal transformeren: waar begin je?

Van papier via Excel naar apps. Bedrijven digitaliseren hun bedrijfsprocessen op verschillende manieren. Toch kan het allemaal nog veel efficiënter, zegt Gabe de Jong van VanMeijel. Digitaliseren is pure noodzaak. Voor bouwbedrijven die ermee beginnen heeft VanMeijel een goed advies: “Neem digitalisering op in je visie en strategie.” V&D, Kijkshop, Intertoys. Zomaar wat voorbeelden van bedrijven die in de afgelopen jaren in zwaar weer kwamen. En uiteindelijk omvielen. Een van de oorzaken is dat ze niet konden opboksen tegen nieuwe, disruptieve bedrijven. “Zoals Coolblue”, zegt Gabe de Jong, operationeel directeur bij VanMeijel. “Zij hebben een volledig digitale strategie en snappen de klant. Die kan bijvoorbeeld online altijd de actuele voorraden zien. Bedrijven met een uiterst succesvol verleden die niet meededen met deze digitale transformatie, gingen failliet.”

Wel digitaal, maar nog niet efficiënt

Ook in de bouwbranche zijn nog talloze bedrijven die niet of nauwelijks zijn gedigitaliseerd. De Jong: “Op de bouwplaats wordt er bijvoorbeeld nog vaak gewerkt met papieren urenbriefjes. Die moeten vervolgens weer worden goedgekeurd en op kantoor worden overgetikt om uiteindelijk te worden opgenomen in het administratieve systeem. Een enorm tijdrovende klus, waarmee het lastiger is om projecten strak te bewaken. De administratie loopt namelijk altijd achter op de realiteit.” Nu zijn er voldoende bedrijven te vinden die wél digitaal werken, gebruik maken van pdf’s en Excel-sheets. Maar dat is volgens VanMeijel eigenlijk niet meer dan gedigitaliseerd papier. De Jong: “Natuurlijk heeft bijvoorbeeld Excel handige voordelen, zoals de flexibiliteit. Maar een groot nadeel is dat het vooral handig is voor één persoon: als iedereen met Excel werkt, zijn de gegevens versnipperd. Om bijvoorbeeld een totaaloverzicht van een project te krijgen, moet je al die data samenvoegen. Ook weer enorm tijdrovend én foutgevoelig. Al die Excel-sheets zijn in feite aparte eilandjes.”

Verschillende apps zijn “losse eilandjes”

Er zijn ook bouwbedrijven te vinden die hun toevlucht hebben genomen tot moderne apps. “Ook apps hebben hun eigen voordelen, maar zijn eigenlijk wederom losse eilandjes. Stel je hebt een app voor urenregistratie, een app voor projectbewaking en eentje voor facturatie. Stuk voor stuk zijn dit technologieën met een aparte datastructuur. Je moet het zien als allemaal stekkertjes die je met kunst en vliegwerk aan elkaar kunt koppelen. Het kost tijd en moeite om ze continu op elkaar aangesloten te houden.”

Integraal platform

Volgens VanMeijel ben je het meest succesvol als je organisatie werkt met één integraal platform zoals een ERP-systeem. “Wij zijn een IT bedrijf dat 100% is gespecialiseerd in de bouwbranche. VanMeijel heeft een rijke historie in het automatiseren van bouwprocessen. Van ontwerp tot realisatie en facturatie. Ons integrale platform Metacom weerspiegelt het bouwproces, dat is immers ook één samenhangend geheel. Je kunt hiermee bijvoorbeeld op basis van een 3D model de calculatie, projectplanning en projectbewaking maken. Tegelijkertijd biedt het de flexibiliteit die een programma als Excel ook biedt. Op de werkvloer wordt het werk eenvoudiger en hogerop in de organisatie heeft men altijd actueel inzicht in elk project.”

Digitaliseren vanuit je visie

Om niet hetzelfde lot te ondergaan zoals bijvoorbeeld V&D, moet je als bouwbedrijf digitaliseren. Zo’n integraal platform is daarbij ideaal. Maar hoe begin je als bouwbedrijf met de digitale transformatie? De Jong geeft antwoord: “De koplopers in de branche hebben digitalisering opgenomen in hun bedrijfsvisie en strategie. Ze hebben structureel middelen vrijgemaakt en mensen

verantwoordelijk gemaakt om digitalisering vorm te geven. Daarbij hebben deze bedrijven de digitale transformatie stapsgewijs opgebouwd. Want digitalisering is niet iets van ‘een klein clubje’: uiteindelijk moet je hele organisatie mee.”

“Overhaast niet, maar ga stap voor stap te werk”

Heb geduld

Dat is dan ook de grootste uitdaging. Iedere werknemer moet naast zijn gewone werk mee in het digitaliseringsproces. Denk aan een kraanmedewerker die er een gewoonte van moet maken om zijn uren via zijn smartphone in te voeren. Hoe kun je dat als bouwbedrijf voor elkaar krijgen? Volgens De Jong is ‘geduld’ essentieel. “Neem de tijd voor digitalisering. Denk niet: we hebben vijftig medewerkers, die moeten allemaal zo snel mogelijk mee met de veranderingen. Begin bijvoorbeeld met een klein groepje enthousiastelingen en ga vervolgens, stap voor stap, je hele organisatie door.